Zaman nedir? Zaman, doğru kullanıldığında bir başarı göstergesidir. Amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak, başka kaynakların kullanılma şeklini etkileyendir. Geri dönüşü yoktur. Biriktirilemeyen, depolanamayandır.

Zamanı biriktirebilme şansımız olsaydı da o en zevk aldığımız anlarda çıkartıp çıkartıp kullanabilseydik. Sevdiklerimizin yanında ne de çabuk geçiyor zaman! Bize keyif veren anlarımıza geri dönüp baktığımızda nasıl da anlamamışız zamanın hızını. Yeri geldiğinde işlerimizle o kadar boğuluyoruz ki elimizde olsa bu biriktireceğimiz zamanı bile işe güce harcarız eşe dosta değil. Peki neden zamanı biriktirmeyi değil de yönetmeyi denemiyoruz? Nedir bu zaman yönetimi? Zamanı mı yönetebiliriz yoksa kendimizi mi?

Zaman Yönetimi

Bireyin kendisini yönetebilmesi için ihtiyaç duyduğu stratejidir. Amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kendi motivasyonunu yükseltmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir.

Amacı

Sınırlı zaman içinde yapılan faaliyetlerin niteliğini arttırmak. Mevcut zamanda nelerin yapılabileceğini planlamaktır. Doğru işleri kısa zamanda yapmak, saati yönetmek değil, bireyin kendisini zaman içinde yönetebilmesidir.

Aslında yapmamız gereken bu sorulardan önce kendimize şunu sormamız; Zamanı neden yönetmek istiyorum? Sahip olduğum zaman içerisinde neler yapmayı planlıyorum? İlk işimiz tabii ki bunlara karar vermek. Gerisi o kadar kolay ki sadece 3 adım.  PLANLAMA, PROGRAMLAMA, LİSTELEME. Ardından gelen bu doğrultuyu takip eden tek şey SÜREKLİLİK. Bu da bizim başta gelen sorunlarımızdan biri. Devamını getirememek. Başladığımızla kalmak. Başlamak demişken ‘Başlamak için en iyi zaman dündür’ dememişler mi? Öyleyse neyi bekliyoruz?

Zaman sizi harcamadan siz zamanı harcayın…

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

İşte Zamanınızı İyi Yönetmek İçin Teknikler!

Stephen Covey’in Zaman Yönetimi Matrisi

Kendinizi en aktif hissettiğiniz zaman diliminde iş yükünüzü arttırın. Kendinizi en verimli hissettiğiniz zamanda işinizi o zamana bırakın ve olumlu sonuçları görün.

Stephen Covey’in zaman yönetimi 4 çeyrek dilimden oluşuyor. Öncelikle bir artı çizelim, artının dört boşluğu vardır. Bu boşluklar Stephen Covey’in 4 çeyreğidir.

  • İlk çeyrek artının sol üst köşesinde yer almaktadır. Bu kısım Önemli ve Acil olarak adlandırılır. Bu ilk çeyrek önceliklerindir, en kısa sürede yapman gereken işlere ait boşluktur.
  • İkinci çeyrek ise artının sol alt köşesinde yer almaktadır. Bu kısım Önemli ama Acil Değil olarak adlandırılır. Bu ikinci çeyrekte ise önem derecesi birinci çeyrekteki ile aynı fakat hemen sonuçlanması gerekmeyen işlerine ait boşluktur.
  • Üçüncü çeyrek artının sağ üst köşesinde yer almaktadır. Bu kısım Önemli Değil ama Acil olarak adlandırılır. Örneğin plansız ziyaretler ya da bir telefon görüşmesi gibi işlere ait boşluktur.
  • Dördüncü çeyrekte ise artının sağ altında yer almaktadır. Bu kısım Önemli Değil ve Acil Değil olarak adlandırılır. Bunlar ise hiç acil olmayan ve bi o kadar da önem arz etmeyen etkinliklerdir. Fakat birçoğuna harcadığımız zaman çok fazladır.

Stephen Covey’in zaman yönetimi matrisini kullanan çoğu kişi, doldurulan ilk çeyreklerin 1 ve 3 olduğu söylemektedir. Yani acil-önemli ve acil-önemli değil. Covey bu durumu şöyle açıklıyor; Biz genellikle her şeyi acil olarak görüyoruz. Ayrıca, bizi bu kadar sıkıntıya sokan da bu aciliyet duygusu olduğunu söylemektedir. Bu nedenle bu iki çeyreklikle daha iyi başa çıkmayı öğrenmek, genel olarak zaman yönetiminde daha iyi olmamıza yarımcı olabilir.

Zamanımı kullanmasını bilemedim, şimdi o beni kullanıyor. “Shakespeare

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

Parkinson Yasası

Verdiğin sürenin yarısını ver. Planladığından daha kısa sürede yaparsın. Bir işin tamamlanması için gerekli olan süreyi ne kadar uzatırsanız, işin de o süreye yayıldığını gözlemlersiniz. Parkinson yasası yapmayı planladığınız işin, gerekli olmasa bile ona ayırdığınız süre kadar genişlemesi demektir.

Ye Metodu

En zor işi baştan yap. Gözünde büyüyen seni en korkutan işi en başa çek. Bir yandan da kendini motive et. En korkutucu görevi gerçekleştirmiş olmak size devam etmeniz için ivme kazandıracak ve güçlendiğiniz hissini verecektir.

Ben en zor işimi zaten yaptım diğerleri benim için hiçbir şey!

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

25’e 5 Metodu

Gerçekleştirmek istediğin 25 maddeyi yaz. Ardından sadece 5 tanesini seç ve o 5ini yapmaya başla. Diğerleri mi? Onları biraz bekletmeye ihtiyacın var öyleyse zaten ilk 5’e girerlerdi. Yılda bir bu metodu kullanman senin için yeterli olandır.

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

Kanban Tekniği

Bu teknik Zeigarnik etkisi sayesinde olumlanmıştır. Zeigarnik etkisi kişilerin eksik bırakılmış, yarım kalmış şeyleri; bitirdiği, tamamladığı şeylerden daha çok kolay ve açık şekilde anımsaması, hatırlamasıdır. Bu yüzden bu teknikte de işlerimizi görselleştirmemiz lazım. Yapıyorum, Yapacağım, Yaptım. Şeklinde de ayırabiliriz hatta kendimize göre de grupları çoğaltabiliriz. Burada yapılacak işleri görselleştirmek, işleri sınırlandırmak ve sonuç ise başarmanın verdiği hazdır.

Hayatı seviyorsanız, zamanınızı boş geçirmeyin, çünkü zaman hayatın ta kendisidir!

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

Be Metodu

Tümden gelim yapmak ve büyük resme odaklanmak. İlk adım işler alt alta sıralanır. Yanlarına, işlerin aciliyet ve önemlilik durumları belirtilir. Birde verilen bitirme süreleri, hedefleri yazılır. Buradaki amacımız işleri görünür kılmak. Diğer bir adım ise işler gruplara ayrılır. (Dilerseniz zamana ya da durumlarına göre) Son adım ise bunların hepsi incelendikten sonra zaman cetveli oluşturmak ardından işe koyulmak.

Zamanı Yönet!
AIESEC Türkiye Blog

Zaman tuzaklarına, baskısına takılı kaldık. Zaman baskısını atalım üzerimizden!  Huzursuzluğun, aceleciliğin, paniklemenin bizi kötü etkilemesine izin vermeyelim! Plansızlığı, ertelemeyi, düzensizliği, hayır diyememeyi bi kenara bırakalım. Boş zamanlarımızı bilelim, kendimize özgürce; rahatlayabileceğimiz, kişisel gelişimimize odaklanabileceğimiz, hobilerimizle ilgilenebileceğimiz zamanlar ayırabilelim. Ne şekilde hatırlanmayı isterim? En çok bu soruyu soralım kendimize. Bu soru bizi tutkulu olduğumuz işe götürür, başarıya götürür. Bilinir ki lider insanların da zamanın etkin ve verimli kullanması gerekir. Detaylarda boğulmamamız gerekir. Sizde başarıyı elde etmek istiyorsanız adım adım kendinizi toparlamaya başlayın. Eminim ki bu teknikler ve uygulamalar çok işinize yarayacak.

Yazar hakkında

Hikmet Arabacı

Hikmet ARABACI
23 yaşında, Kütahya Dumlupınar Üniversitesi İnşaat Mühendisliği öğrencisi. Seyahat etmeden, yeni yerler görmeden ve yeni insanlarla tanışmadan yapamayan kabına sığamayan biri.